Общая цель: Эта должность способствует планированию, организации, производству и успешному проведению всех встреч и специальных мероприятий CADCA.

Основные обязанности включают в себя:

• Настройте и протестируйте систему регистрации для двух крупных мероприятий CADCA на платформе Abila NetForum.
• Помощь в повседневных административных обязанностях и проактивных задачах для обеспечения организации и готовности отдела.
• Координировать логистику заседаний Совета директоров CADCA и Коалиционного консультативного комитета, включая проживание в гостиницах, авиаперелеты, наземный транспорт, аудиовизуальные услуги, питание и напитки.
• Обеспечьте логистическую и регистрационную поддержку для специальных мероприятий и тренингов CADCA, спонсируемых Институтом CADCA (включая организацию поездок, выбор меню, аудиовизуальную координацию, связь с контактным лицом учреждения и координатором Института).
• Помощь в разработке графиков и повесток дня для обеспечения хорошо организованных и проведенных мероприятий.
• Путешествуйте по мере необходимости.

Национальный форум лидеров и Институт среднегодового обучения

• Управление всеми аспектами процесса регистрации Форума и MYTI, включая: отслеживание и организацию всех регистраций, ответы на все регистрационные запросы, подготовку регистрационных списков и отчетов, работу с внешним сторонним поставщиком и ИТ-командой CADCA для управления регистрацией на месте, управление именем производство бейджей, проверка и распространение, а также обработка всей остальной логистики регистрации.
• Управляйте стойкой регистрации и расписанием на месте, перенося обязанности и рабочую нагрузку на месте по мере необходимости.
• Убедитесь, что все неоплаченные регистрационные счета согласованы и успешно возвращены.
• Управляйте внутренним списком размещения жилья, состоящим из сотрудников, стипендиатов и VIP-персон.
• Служить связующим звеном с федеральными агентствами, чтобы помочь в управлении их регистрационными потребностями.
• Помогайте вице-президенту с предварительным планированием, включая, помимо прочего: регистрационные сумки, значки, знаки, ленты и вкладыши для сумок, печатные сопутствующие материалы, списки размещения, а также оценку и обсуждение контрактов с поставщиками поддержки.

Ужин в рамках кампании «Дети без наркотиков»

• Помощь в организации ужина в рамках кампании «Дети без наркотиков».
• Помощь в поддержке контрактов с поставщиками, включая кейтеринг, цветы, декор, развлечения и аудио / видео, оценку предложений и предоставление рекомендаций.
• Управляйте RSVP, изготовлением именных бейджей и регистрацией/регистрацией на месте.
• Помощь вице-президенту с обеспечением мероприятия (приглашение, программа).

Заседания Совета CADCA и CAC

• Помощь в предварительной логистике и логистике на месте, включая выбор места и переговоры (при необходимости), организацию аудиовизуальных мероприятий, а также еду и напитки.
• Оформление регистрации (палаточные карточки, раздаточные материалы, бейджи и т.д.).

Основные навыки

• Уверенное знание Microsoft Office и систем баз данных (в частности, NetForum)
• Опыт организации встреч и/или мероприятий от 2-х лет
• требуется степень бакалавра
• Сильные организаторские способности и внимание к деталям
• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
• Способность быстро устанавливать контакт с поставщиками и участниками
• Умение устранять проблемы и инициировать проекты по улучшению процессов
• Способность к многозадачности, быстрое обучение
• Командный игрок, комфортно работающий в коллективной среде

Категория должности: Свободный работник

Обычное рабочее время: с 8:30 до 17:30*, с понедельника по пятницу.

* Дополнительные часы по необходимости