Objetivo general: Esta posición contribuye a la planificación, organización, producción y ejecución exitosa de todas las reuniones y eventos especiales de CADCA.

Los deberes principales incluyen:

• Configure y pruebe el sistema de registro para los dos eventos principales de CADCA en la plataforma Abila NetForum.
• Asistir en las tareas administrativas diarias y las tareas proactivas para garantizar la organización y preparación del departamento.
• Coordinar la logística de las reuniones de la Junta Directiva de CADCA y del Comité Asesor de la Coalición, incluidos hoteles, viajes aéreos, transporte terrestre, audiovisuales y alimentos y bebidas.
• Brindar apoyo logístico y de registro para eventos especiales y capacitaciones de CADCA patrocinados por el Instituto CADCA (incluidos arreglos de viaje, selección de menú, coordinación audiovisual, enlace con el contacto de la instalación y el coordinador del Instituto).
• Asistir en el desarrollo de cronogramas y agendas para garantizar eventos bien organizados y ejecutados.
• Viaja según sea necesario.

Foro Nacional de Liderazgo e Instituto de Capacitación de Mitad de Año

• Administre todos los aspectos del proceso de registro del Foro y MYTI, que incluyen: rastrear y organizar todos los registros, responder a todas las consultas de registro, preparar listas e informes de registro, trabajar con un proveedor externo externo y el equipo de TI de CADCA para administrar el registro en el sitio, administrar el nombre producción, revisión y distribución de credenciales, y manejo de toda la logística de registro.
• Administre el escritorio y el horario de registro en el sitio, cambie las tareas y las cargas de trabajo una vez en el sitio según sea necesario.
• Asegúrese de que todas las facturas de registro pendientes se concilien y los reembolsos se emitan con éxito.
• Administre la lista interna de alojamiento de alojamiento compuesta por personal, becarios y VIP.
• Servir como enlace con las agencias federales para ayudar en la gestión de sus necesidades de registro.
• Ayudar al vicepresidente con la planificación previa, que incluye, entre otros: bolsas de registro, insignias, letreros, cintas e insertos de bolsas, material colateral impreso, listas de alojamiento y evaluación y negociación de contratos de proveedores de apoyo.

Cena de la Campaña Niños Libres de Drogas

• Asistir con la logística de la cena de premios de la campaña Niños Libres de Drogas.
• Ayude a respaldar los contratos de proveedores, incluidos catering, flores, decoración, entretenimiento y audiovisuales, evaluando propuestas y haciendo recomendaciones.
• Administre las confirmaciones de asistencia, la producción de tarjetas de identificación y el registro/registro en el sitio.
• Ayudar al vicepresidente con la garantía del evento (invitación, programa).

Reuniones de Directorio de CADCA y CAC

• Asistir con la logística anticipada y en el sitio, incluida la selección y negociación del sitio (según sea necesario), la organización de audiovisuales y alimentos y bebidas.
• Manejar el registro (tarjetas de tienda, folletos, insignias, etc.).

Habilidades principales

• Fuerte conocimiento práctico de Microsoft Office y sistemas de bases de datos (específicamente NetForum)
• 2 años de experiencia en organización de reuniones y/o eventos
• Licenciatura requerida
• Fuertes habilidades organizativas y atención al detalle.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
• Capacidad para establecer una relación rápida con proveedores y miembros.
• Capacidad para solucionar problemas e iniciar proyectos para mejorar los procesos.
• Capacidad para realizar múltiples tareas aprender rápidamente
• Jugador de equipo, cómodo trabajando en un entorno colaborativo.

Categoría del cargo: Empleado Exento

Horario normal de trabajo: 8:30 a. m. a 5:30 p. m.*, de lunes a viernes

* Horas adicionales según sea necesario